在庫管理¶
印刷したチラシなどの在庫を登録し、発注による増減と残りの部数を確認する画面です。在庫管理を使う設定のテナントにだけ、メニューが表示されます。
画面は、メニューの「その他 → 在庫管理」から開きます。
在庫数の見方¶
在庫には3つの数量があります。
| 数量 | 意味 |
|---|---|
| 論理在庫 | 記録上の在庫数。入庫と使用をすべて反映した数 |
| 引当中 | 発注によって使うことが決まっているが、まだ使用済みになっていない数 |
| 利用可能 | これから新しい発注に使える数 |
発注で在庫が増減するタイミング¶
在庫数が実際に増減するのは、受注が「発注」になったときです。印刷物が納品されたときや、配布が終わったときではありません。
flowchart LR
A["店舗が発注<br>（保留・決済待ち）"] -->|引当中に加算| B["引当"]
B -->|受注が「発注」になる| C["在庫数に反映"]
B -->|その前に却下・キャンセル| D["引当を解放"]
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class A shop
class B wait
class C key
class D stop| 受注の状態 | 在庫の動き |
|---|---|
| 「保留」「決済待ち・未発注」 | 使う予定の数が「引当中」になる。論理在庫は変わらない |
| 「発注」になった | 引当が終わり、論理在庫が増減する |
| 「発注」になる前に却下・キャンセルされた | 引当が解放され、利用可能な数が元に戻る |
| 「発注」になったあとにキャンセルされた | 在庫数は自動では戻らない。手動で調整する |
増減する数は、媒体別の受注1件ごとに、「印刷する数 − 配布する数」で決まります。
| 発注の例 | 計算 | 在庫の動き | 履歴の種別 |
|---|---|---|---|
| 印刷だけ 5,000部 | 5,000 − 0 | 5,000 増える | 印刷入庫 |
| 配布だけ 3,000部（在庫から配る） | 0 − 3,000 | 3,000 減る | 配布使用 |
| 印刷付きのポスティング1件で、印刷 10,000部・配布 8,000部 | 10,000 − 8,000 | 余った 2,000 が増える | 同梱印刷余剰入庫 |
| 印刷と配布が同じ部数 | 差が 0 | 変わらない | － |
差し引きされるのは、1件の受注の中にある印刷と配布だけです。「印刷だけの受注」と「配布だけの受注」を同じカートでまとめて発注しても、互いに相殺されません。配布だけの受注は、発注の時点で在庫が足りている必要があり、一緒に発注した印刷の分を見込んで不足を補うことはできません。
発注後にキャンセルした受注は、在庫を手動で戻す
「発注」になったあとの受注をキャンセルしても、反映済みの在庫数は元に戻りません。現物の状況を確認したうえで、「数量を調整」から調整理由「キャンセル後の戻し」を選んで調整してください。調整を忘れると記録と現物がずれ、二重に調整すると数が合わなくなります。調整の前に、履歴に同じ受注の戻しがないかを確認します。
店舗は、ポスティング・新聞折込・印刷を発注するときに、カートで在庫を紐づけられます。紐づけた発注に応じて在庫が引き当てられ、印刷の発注では入庫、配布の発注では使用として在庫数に反映されます。動きは詳細画面の「数量調整履歴」に、引当、配布使用、印刷入庫などの種別で記録されます。
一覧の「在庫状態」が「マイナス」の在庫は、記録上の在庫数が0を下回っています。現物の数を確認し、必要なら数量を調整してください。
在庫を登録する¶
- 一覧画面の「新規作成」をクリックします。
- 次の表の項目を入力します。
- 「保存」をクリックします。
| 項目 | 必須 | 内容 |
|---|---|---|
| 在庫名 | 必須 | 255文字以内 |
| 管理コード | 任意 | 自社の管理番号など。100文字以内 |
| 所有者 | 必須 | 在庫を持つ単位。テナント、店舗グループ、店舗から選ぶ。登録後は変更できない |
| 初期在庫数 | 必須 | 登録時点の部数。0以上の整数 |
| 有効期限 | 任意 | 在庫を使える期限。空欄なら「期限なし」 |
| 保管場所 | 任意 | 在庫を置いている場所 |
| 資材メモ | 任意 | 資材についてのメモ |
| 備考 | 任意 | 自由記入 |
在庫数を手動で調整する¶
棚卸しで数が合わなかったときや、破損・廃棄があったときは、数量を調整します。
- 一覧で行をクリックし、詳細画面を開きます。
- 「数量調整履歴」の欄の「数量を調整」をクリックします。
- 「調整数」を入力します。増やす場合は正の数、減らす場合は負の数です。
- 「調整理由」を選び、「詳細」に経緯を入力します。「詳細」は必須です。
- 「数量を調整」をクリックします。
調整理由は、納品実数との差異、破損、紛失、廃棄、棚卸増加、棚卸減少、キャンセル後の戻し、印刷発注の手動入庫、在庫間移動などから選びます。調整した内容は履歴に残ります。取り消す操作はないため、間違えた場合は逆の数量でもう一度調整してください。
在庫の情報を変更する・無効化する¶
詳細画面で、在庫名、管理コード、保管場所、有効期限、資材メモ、備考を変更して「保存」をクリックします。
使わなくなった在庫は、右上の操作メニューから「無効化」を選びます。無効化した在庫は、新しい発注に紐づけられなくなります。まだ確定していない受注がその在庫を使っている場合は、確認画面に対象の受注が表示されるので、影響を確かめてから実行してください。
警告が表示されたとき¶
詳細画面に「承認期限を過ぎた引当があります」と表示された場合は、承認されないまま期限を過ぎた受注が、在庫を引き当てたままになっています。承認期限を過ぎた受注は承認できないため、そのままでは引当が残り続けます。表示された受注を却下またはキャンセルして、引当を解放してください。発注が必要な場合は、店舗にもう一度発注してもらいます。
履歴に「手動入庫が必要」と表示されている場合は、自動で入庫できなかった印刷の発注があります。現物の納品を確認したうえで、「数量を調整」から調整理由「印刷発注の手動入庫」を選んで入庫してください。