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店舗とやりとりする

受注についての質問や依頼は、受注ごとの「コメント」で店舗とやりとりします。このページでは、コメント・スレッド・通知メールがどうつながっているかと、やりとりを取りこぼさない進め方を説明します。

この業務の目的

納期の相談、入稿データの修正依頼、発注内容の確認などを、電話や個別のメールで済ませると、あとから経緯を追えなくなります。コメントに書けば、やりとりが受注にひも付いて残り、店舗・Admin・Post0 の運用担当者の全員が同じ履歴を見られます。

コメント・スレッド・通知の関係

言葉 意味
コメント 受注の詳細画面で書き込む、1件1件のメッセージ
スレッド 1つの受注に付いたコメントのまとまり。発注全体（受注一覧）と媒体別の受注は、それぞれ別のスレッドを持つ
スレッドのステータス いまどちらの返事を待っているかを表す目印
通知メール コメントが書き込まれたことを知らせるメール

コメントを送ると、スレッドのステータスが切り替わり、同時に通知メールが送られます。

flowchart LR
    A["管理側が<br>コメントを送る"] --> B["ユーザの確認待ち"]
    B --> C["店舗が<br>コメントを送る"]
    C --> D["管理者の確認待ち"]
    D --> A
    D --> E["返事が不要なら<br>完了にする"]
    classDef default fill:#F4F6FB,stroke:#182848,stroke-width:1.5px,rx:6px,ry:6px
classDef shop fill:#FFF3DC,stroke:#C77700
classDef admin fill:#E1EEFF,stroke:#1F6FD0
classDef ops fill:#ECE6FA,stroke:#6B46C1
classDef partner fill:#E2F5EA,stroke:#1E8E5A
classDef wait fill:#FFFFFF,stroke:#8A93A6,stroke-dasharray:4 3
classDef key fill:#CFDAF3,stroke:#182848,stroke-width:3px
classDef stop fill:#FDEBEC,stroke:#C53030
    class C shop
    class B,D wait
    class E key

ステータスは、コメントを送った側に応じて自動で切り替わります。Admin と Post0 の運用担当者は、どちらも「管理側」として扱われます。「完了」だけは自動では付かないので、やりとりが終わったら手動で変更します。

通知メールが届く相手

コメントが1件書き込まれるたびに、通知メールが送られます。店舗も通知先に含まれるため、管理側だけに向けた内容は書かないでください。

宛先の一覧と、それぞれの設定場所は通知メールにまとめています。

メールが届いたかどうかは画面では分からない

コメントの送信に成功しても、相手にメールが届いたことまでは保証されません。宛先のメールアドレスが誤っていたり、未設定だったりすると、通知は届きません。急ぎの用件で返事がないときは、宛先の設定を確認してください。

手順

1. 返事を待たれているスレッドを見つける

メニューの「その他 → スレッド」を開き、ステータスを「管理者の確認待ち」にして絞り込みます。店舗が最後にコメントを書き、管理側の返事を待っている受注が、新しい順に並びます。

通知メールを受け取った場合は、メールに書かれた受注の番号から受注を開いても構いません。

2. 受注を開いてコメントを読む

一覧の行をクリックすると、受注の詳細画面が開きます。「コメント」の欄で、これまでのやりとりを上から順に確認します。受注の内容や入稿データと見比べながら読めるように、コメントは受注の詳細画面の中にあります。

3. コメントを書いて送る

入力欄に返事を書き、「コメントする」のボタンをクリックします。資料を渡したいときは、ファイルを入力欄にドロップして添付します。

送信すると、ステータスが「ユーザの確認待ち」に変わり、通知メールが送られます。送ったコメントはこの画面から取り消せないので、宛先に店舗が含まれることを意識して書いてください。

4. やりとりを終える

用件が済んだら、コメントの欄でステータスを「完了」に変更します。「完了」にしておかないと、スレッドの一覧に「確認待ち」のまま残り、対応が必要なものと区別できなくなります。

完了にしたあとで店舗がコメントを書くと、ステータスは「管理者の確認待ち」に戻ります。

5. 追いかけたいスレッドをフォローする

自分が担当している受注や、経過を見ておきたい受注は、コメントの欄で「フォローする」をクリックします。スレッドの一覧で「フォロー中のみ表示」をオンにすると、フォローしたものだけを確認できます。

使い分けの目安

伝えたいこと 使うもの
発注全体に関わる相談（支払い、全体のキャンセルなど） 受注一覧の詳細画面のコメント
媒体ごとの相談（配布日、部数、納品など） 媒体別の受注の詳細画面のコメント
入稿データの特定の場所への修正依頼 校正用の画面の指摘。入稿データを校正するを参照
テナントの利用者全員への連絡 お知らせ管理

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