ワークフローの設定¶
店舗の発注を誰がどの順に承認するかを、承認ルート（ワークフロー）として作成し、有効にする手順を説明します。届いた申請を承認する操作はワークフローの申請を参照してください。
ワークフローを有効にすると、発注が承認待ちで始まる¶
ステータスが「ACTIVE」のワークフローがあるテナントでは、店舗が発注した時点で申請が自動的に作られ、受注は「保留」で始まります。ワークフローが最後まで承認されると、受注は正式な発注へ進みます。
「ACTIVE」にできるワークフローは、テナントで同時に1つだけです。発注の金額や媒体によって承認者を変えたい場合は、複数のワークフローを作るのではなく、1つのワークフローの中に条件分岐を置きます。
画面の開き方¶
メニューの「設定 → ワークフロー」を開きます。ワークフロー機能を使うテナントにだけ表示されるメニューです。
一覧には、作成済みのワークフローが名前・バージョン・ステータス・公開日時とともに並びます。上部の「名前」「ステータス」で絞り込めます。
ワークフローのステータス¶
ステータスは画面に英字で表示され、次の順に一方向へ進みます。前のステータスには戻せません。
flowchart LR
A["DRAFT<br>作成中"] --> B["PUBLISHED<br>公開済み"]
B --> C["ACTIVE<br>使用中"]
C --> D["INACTIVE<br>停止"]
D --> E["ARCHIVED<br>保管"]
classDef default fill:#F4F6FB,stroke:#182848,stroke-width:1.5px,rx:6px,ry:6px
classDef shop fill:#FFF3DC,stroke:#C77700
classDef admin fill:#E1EEFF,stroke:#1F6FD0
classDef ops fill:#ECE6FA,stroke:#6B46C1
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classDef wait fill:#FFFFFF,stroke:#8A93A6,stroke-dasharray:4 3
classDef key fill:#CFDAF3,stroke:#182848,stroke-width:3px
classDef stop fill:#FDEBEC,stroke:#C53030
class C key
class D,E wait| ステータス | 意味 | 内容の編集 |
|---|---|---|
| DRAFT | 作成中。まだ発注には使われない | できる |
| PUBLISHED | 内容を確定した状態。まだ発注には使われない | できる |
| ACTIVE | 使用中。新しい発注はこのワークフローで申請される | できない |
| INACTIVE | 停止。新しい発注には使われない | できない |
| ARCHIVED | 保管。これ以上の変更はできない | できない |
ワークフローを新しく作る¶
- 一覧の「新規作成」をクリックします。
- 「名前」を入力します。
- 「ワークフロー」の右にある鉛筆のアイコンをクリックし、編集画面を開きます。
- 承認ルートを組み立てます（次の節を参照）。
- 「ワークフロー検証」をクリックし、「検証に成功しました」と表示されることを確認します。
- 右上の「×」で編集画面を閉じます。
- 「作成」をクリックします。
作成したワークフローは「DRAFT」で保存され、詳細画面が開きます。
承認ルートを組み立てる¶
編集画面には、最初から「開始」の部品が1つ置かれています。画面上部のボタンで部品（画面上の呼び方は「ノード」）を追加し、部品の端にある丸印から次の部品へドラッグして線でつなぎます。「開始」から始まり、すべての経路が「ステータス」の部品で終わるようにします。
| ボタン | 追加できる部品 | 使いみち |
|---|---|---|
| 承認 | ユーザ承認、グループ承認 | 承認者を指定する。承認・却下・差戻しのそれぞれについて、次に進む先をつなぐ |
| 条件分岐 | 申請者グループ、金額条件、広告種別 | 発注の内容によって経路を分ける |
| 並列処理 | 並列分岐、並列合流 | 複数の承認を同時に進め、あとで1本にまとめる |
| ステータス | 完了、承認完了、差戻し、却下 | 経路の終わりを表す。申請がどの結果で終わるかを決める |
部品を選んで Delete キーを押すか、部品の「×」をクリックすると削除できます。
承認者を指定する¶
「ユーザ承認」では承認するユーザを1人以上選びます。「グループ承認」ではユーザのグループを1つ選びます。どちらも「完了条件」で、何人の承認が必要かを決めます。
| 完了条件 | 意味 |
|---|---|
| いずれか1人 | 指定した中の1人が承認すれば次へ進む |
| 全員 | 指定した全員が承認すると次へ進む |
グループは、メニューの「アカウント → ユーザ」の「グループ」タブで管理します。詳しくはユーザを参照してください。
条件で経路を分ける¶
| 条件分岐 | 分け方 |
|---|---|
| 申請者グループ | 発注した人が所属するグループごとに分ける。どれにも当てはまらない場合は「上記以外」へ進む |
| 金額条件 | 発注の金額と、指定した金額を比べる（以上、以下、より大きい、より小さい、等しい）。「条件一致」と「条件不一致」に分かれる |
| 広告種別 | 発注に含まれる媒体ごとに分ける。どれにも当てはまらない場合は「上記以外」へ進む |
たとえば「30万円以上の発注だけ上長の承認を求め、それ未満は承認なしで通す」場合は、金額条件を「以上」「300000」とし、「条件一致」を承認の部品へ、「条件不一致」を「承認完了」へつなぎます。
差し戻したときの戻り先を決める¶
「ステータス」の「差戻し」を置くと、「差戻し先」を選べます。
| 差戻し先 | 意味 |
|---|---|
| 申請者へ戻す | 発注した人に戻し、再申請を待つ |
| 前の承認へ戻す | 1つ前の承認に戻す |
| ノードへ戻す | 「戻り先」で指定した部品に戻す |
検証でエラーが出たとき¶
「ワークフロー検証」でエラーがあると、「検証エラー ○ 件」と表示され、画面内に原因が一覧で出ます。「遷移先が設定されていません」「開始ノードから到達できません」のように、どの部品のどの線が足りないかが書かれているので、該当する部品をつなぎ直して、もう一度検証します。
ワークフローを有効にする¶
- 一覧から対象のワークフローをクリックし、詳細画面を開きます。
- 「PUBLISHED に変更」をクリックします。
- 内容に問題がなければ、「ACTIVE に変更」をクリックします。
- すでに「ACTIVE」のワークフローがある場合は確認の画面が出ます。切り替えてよければ、そのまま進めます。
「ACTIVE」にしたあとに発注された受注から、このワークフローで申請されます。
ACTIVE にすると、それまでのワークフローは停止する
別のワークフローを「ACTIVE」にすると、それまで「ACTIVE」だったワークフローは自動的に「INACTIVE」になります。「INACTIVE」から「ACTIVE」には戻せないため、元のルートを再び使うには「コピーして新規作成」で作り直す必要があります。
使用中のワークフローを変更する¶
「ACTIVE」のワークフローは編集できません。内容を変えたいときは、コピーを作って切り替えます。
- 対象のワークフローの詳細画面を開きます。
- 右上の「⋮」（操作メニュー）から「コピーして新規作成」をクリックします。
- 名前と承認ルートを修正し、「作成」をクリックします。
- 新しいワークフローを「PUBLISHED」「ACTIVE」の順に変更します。
「DRAFT」と「PUBLISHED」のワークフローは、詳細画面で名前と承認ルートを直接編集し、「保存」をクリックして更新できます。
ワークフローを止める¶
詳細画面で「INACTIVE に変更」をクリックします。「ACTIVE」のワークフローがなくなると、新しい発注はワークフローで申請されなくなります。その後の承認の扱いはテナントの設定によって異なるため、止める前に Post0 の運用担当者へ確認してください。
知っておくこと¶
- 進行中の申請は、申請した時点のルートで最後まで進みます。 ワークフローを切り替えたり止めたりしても、すでに始まっている申請の承認者や経路は変わりません。
- 承認者に指定されているユーザは、無効にできない場合があります。その人がいないと進行中の申請や通常の承認ルートを完了できなくなるときは、ユーザの無効化が拒否されます。先にワークフローの承認者を見直してください。
- 「ACTIVE」に変更するとき、承認者に指定したユーザやグループが使えない状態だとエラーになります。承認者を選び直してから、もう一度変更します。